Conservazione Sostitutiva cos’è?

La Conservazione Sostitutiva o, secondo la dicitura più corretta la “conservazione digitale dei documenti informatici“ è un processo organizzativo e tecnologico che consente di generare dei documenti informatici che abbiano un pieno valore legale.

In pratica solo dopo questo procedimento si può garantire che un documento, formato attraverso il computer, venga bloccato nella sua forma, contenuto e data di creazione divenendo un documento di valore pari a quello di un documento cartaceo.

Questo procedimento, normato dalla legge italiana, coinvolge due aspetti informatici: quello delle applicazioni della firma digitale e della marca temporale ai documenti informatici.

L’applicazione della marca temporale è un procedimento informatico che permette di dare, all’interno del procedimento, la data certa di un documento informatico.

L’applicazione della firma digitale è un procedimento informatico che viene descritto nella mia pubblicazione “Il Documento informatico e le firme elettroniche” http://shop.wki.it/Altalex_Editore/eBook/eBook_Il_Documento_informatico_e_le_firme_elettroniche_s540002.aspx

Solo all’interno di questo procedimento, la firma digitale viene utilizzata per il suo potere elettronico di rendere immodificabile un documento e non tanto per il suo potere legale di firma. E’ infatti una figura ben precisa, quella del Responsabile della Conservazione Sostitutiva, individuato a livello organizzativo, che pone la sua firma elettronica e che quindi si lega al documento firmandolo come garante della conservazione e non come corresponsabile delle implicazioni legali vincolanti dei contenuti del documento.

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva garantisce con la sua firma l’adozione delle regole della conservazione e del valore del documento nel tempo, non si rende invece complice dei contenuti del documento in quanto dichiarazioni ed affermazioni, ecco perché deve essere una figura legalmente autorizzata ed individuata dalla struttura.

Chiaramente può essere conservato in forma digitale un documento firmato in modo digitale. Esso conterrà le firme digitali delle persone coinvolte nella sottoscrizione dei contenuti in quanto a dichiarazioni ed affermazioni e la firma digitale del Conservatore.

Se le firme digitali dei sottoscrittori saranno raccolte conformemente alla normativa sulla firma elettronica il documento informatico generato avrà valore di scrittura privata.

La firma del Conservatore assieme al procedimento di cui esso si farà garante, renderanno il documento informatico precedente valido e garantito nel tempo.

Quindi il primo aspetto riguarda il valore del documento stesso,

il secondo aspetto il valore della sua conservazione nel tempo.

L’equivalente cartaceo del primo aspetto è quello di avere una scrittura privata sottoscritta da una o più persone, l’equivalente cartaceo del secondo aspetto è quello di adempiere agli obblighi di custodia e conservazione dell’atto per un determinato periodo di tempo.

Alcuni esempi di documenti che è possibile conservare in modalità digitale:

  • Fatture
  • ddt
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • Cud
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali
  • Etc.

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido in quanto queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta.

Ad Esempio:

  • PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • FatturaPA
  • Contratti firmati digitalmente
  • Etc.